W obecnym środowisku testowym do integracji Firmao z KSeF będzie wymagany wygenerowany token lub certyfikat. Pod tym
linkiem dowiesz się, jak dokonać integracji oraz jak uzyskać konto demo do testów.
Testowe uruchomienie KSeF oznacza korzystanie ze środowiska testowego Ministerstwa Finansów, a nie z właściwego, produkcyjnego KSeF. Firmao obsługuje testowe uwierzytelnianie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa, dzięki czemu można sprawdzić integrację bez używania rzeczywistych danych. W praktyce do testów używa się danych przykładowych, a wysyłane faktury nie mają skutków prawnych ani podatkowych i nie trafiają do administracji skarbowej. Celem jest bezpieczne przetestowanie procesu przed obowiązkowym wdrożeniem.
Obecnie dostępne jest środkowisko testowe KSeF podłączone pod Firmao. Aby uzyskać dane do konta testowego do integracji, skontaktuj się z działem wsparcia technicznego pod adresem:
xbagnxg@sveznb.cy.
Docelowo token zostanie zastąpiony możliwością uwierzytelniania poprzez Profil Zaufany oraz certyfikat kwalifikowany.
Do ustawień integracji KSeF w Firmao dostęp będzie miał wyłącznie administrator systemu.
Token wprowadza się w Ustawieniach firmy, w zakładce „KSeF”, dostępnej po uruchomieniu integracji.
Tak, możliwy będzie wspólny podgląd faktur sprzedażowych i zakupowych.
Tak, faktury pobrane z KSeF będą odpowiednio oznaczone w systemie.
Tak, dostępna będzie dodatkowa kolumna ze statusem oraz numerem KSeF.
Nie. Zatwierdzenie faktury KSeF będzie możliwe wyłącznie z poziomu szczegółów danej faktury.
Tak, kod QR będzie generowany na podglądach faktur PDF.
Tak, odbiór faktur zakupowych można wyłączyć w ustawieniach, dzięki czemu system będzie obsługiwał wyłącznie faktury sprzedażowe.
Różnice dotyczą poziomu automatyzacji. Tryby automatyczne wysyłają fakturę samodzielnie (od razu lub po zatwierdzeniu), natomiast tryby manualne wymagają ręcznego wywołania wysyłki.
Nie. Do KSeF trafi wyłącznie faktura ustrukturyzowana. Paragon pozostanie w systemie kasowym.
Po wejściu KSeF 2.0 faktura jest skutecznie doręczona przez KSeF i w relacjach B2B nie ma obowiązku wysyłania PDF-a mailem, jeśli kontrahent ma dostęp do KSeF.
Tak. Fakturę będzie można zatwierdzić i wysłać do KSeF w późniejszym terminie. Wysłanie nastąpi z bieżącą datą.
Korekty będą wystawiane w Firmao w standardowy sposób i również będą przekazywane do KSeF.
Tak. Faktura będzie mogła być edytowana do momentu zatwierdzenia i wysłania do KSeF. Po wysyłce edycja nie będzie już możliwa.
Faktury sprzedaży dla klientów zagranicznych będą wystawiane w KSeF, ale przekazywane będą poza systemem, np. w formie PDF, zgodnie z zasadami rozliczeń zagranicznych. Dokument PDF wygenerowany w Firmao będzie zawierał kod QR, dzięki któremu zagraniczny klient będzie mógł bez logowania zweryfikować, że faktura znajduje się w KSeF.
Faktury zakupowe od kontrahentów zagranicznych nie będą trafiały do KSeF i muszą być wprowadzane ręcznie do Firmao.
Tak, faktury zakupowe z KSeF będą pobierane do Firmao automatycznie, jednak będą wymagały zatwierdzenia, że faktura jest poprawna.
Tak, edycja będzie możliwa, w tym zmiana nazw produktów lub utworzenie nowych.
Tak, jeśli w ustawieniach integracji włączone będzie pobieranie faktur zakupowych, będą one pobierane automatycznie.
Tak, faktury będą widoczne nawet wtedy, gdy kontrahent nie był wcześniej wprowadzony.
Faktury zakupowe będą dostępne w istniejącej zakładce faktur. W panelu menu pojawi się dedykowany filtr dla faktur zakupowych, który pozostanie widoczny po integracji z KSeF.
Faktury z KSeF nie będą odczytywane OCR-em. Są pobierane bezpośrednio w formacie ustrukturyzowanym XML, czyli w wersji źródłowej, jednoznacznej i kompletnej.
Faktura pojawi się jako niezatwierdzona i nie wpłynie na magazyn do momentu jej ręcznego zatwierdzenia. Powiązanie z magazynem będzie następowało po nazwie lub kodzie produktu.
Tak, po zatwierdzeniu faktury zakupowej i przy włączonej automatyzacji dokument PZ zostanie wygenerowany automatycznie.
Tak, po stronie Firmao nie ma w tym zakresie żadnych ograniczeń.
Faktura wystawiana będzie w systemie sprzedażowym, przekazywana do KSeF, a następnie udostępniana klientowi.
Dane objęte są tajemnicą skarbową wynikającą z przepisów prawa. Urząd Skarbowy nie podpisuje NDA, ponieważ obowiązuje go ustawowy obowiązek poufności oraz odpowiedzialność karna.
Dane Odbiorcy trafiają do pola Podmiot(3). Podmiot3 w KSeF to opcjonalna sekcja struktury FA(3) służąca do wskazania podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca (np. odbiorcy, płatnika). Dodawanie odbiorcy w Firmao nie zmieniło się po wejściu KSeF.
Jeżeli organizacja jest spółką z o.o., to nie posiadają Państwo profilu zaufanego, więc musi zostać złożony odpowiedni wniosek do urzędu. Po otrzymaniu dostępu w KSeF otrzymują Państwo tylko możliwość do nadawania uprawnień, aby integracja funkcjonowała poprawnie - muszą nadać Państwo uprawnienia do wysyłki oraz odbioru faktur.
Jeżeli faktura zakupu jest wystawiona przez firmę, której nie ma w Firmao - zostanie ona utworzona po utworzeniu faktury.
Przy integracji z Base.com, jeśli faktura została wysłana do KSeF z poziomu Firmao, PDF z Firmao tej faktury otwierany w Base.com będzie zawierał numer KSeF i kod QR.
Jeżeli poprawnie wystawią Państwo fakturę końcową do zaliczkowej po stronie KSeF, to jak najbardziej po stronie Firmao zostaną one powiązane przy imporcie, natomiast dzieje się to dopiero po utworzeniu takiej faktury w Firmao.
Nie. W Firmao wgrywa się tylko jeden certyfikat, token lub podpis kwalifikowany, a faktury wysyłać mogą użytkownicy z uprawnieniami Administrator systemu oraz Administrator modułu CRM.
Certyfikat jest preferowaną formą uwierzytelnienia z uwagi na jego długi okres ważności, który wynosi aż 2 lata - token z dniem 1 stycznia 2027 roku zostanie wycofany z metody uwierzytelnienia, natomiast podpis kwalifikowany co tydzień trzeba odświeżać ręcznie.
W przypadku faktur sprzedażowych można działać na statusach faktury oraz na ich zatwierdzeniu. Na liście faktur widać statusy faktur - te, które nie są wysłane, będą miały status Oczekuje na zatwierdzenie albo Zatwierdzona. Faktura wysłana będzie miała status Wysłana, Trwa przetwarzanie lub Odebrana UPO. Możesz również filtrować faktury na liście pod kątem statusu lub zatwierdzenia do wysyłki, aby szybko odnaleźć te, które jeszcze nie zostały wysłane do KSeF.
Faktury bez NIP można wysyłać do KSeF dobrowolnie, ponieważ system Ministerstwa Finansów dotyczy głównie dokumentów B2B.
Nie, daty pozostają takie, jakie zostały wybrane na etapie tworzenia faktury.
Tak, faktury korygujące wystawia się i wysyła analogicznie do faktur sprzedażowych. Ważna informacja jest taka, że w przypadku popełnienia jakiegokolwiek błędu na fakturze, każdy błąd w przypadku integracji z KSeF musi być korygowany fakturą korygującą.
Nie, nie wysyłamy faktur proforma do KSeF, ponieważ nie jest to dokument księgowy.
Tak, możesz pobrać fakturę w szkicu oraz ją wydrukować. Pobrany plik będzie posiadał w swojej nazwie informację, że jest on szkicem.
Tak. Możesz zaznaczyć podczas konfiguracji faktur cyklicznych opcję, aby faktury wysyłały się automatycznie do KSeF lub jej nie zaznaczać - wtedy wysyłka będzie odbywała się na podstawie typu wysyłki faktury określonej w Ustawieniach firmy.
Tak, metoda uwierzytelnienia może zostać zmieniona mimo poprawnie przeprowadzonej integracji z KSeF.
Tak. W przypadku faktur sprzedażowych można pobrać plik Faktura Szkic przed jej wysyłką do KSeF lub zwykły plik faktury po jej wysłaniu. W przypadku faktur zakupowych można pobierać dokumenty po ich poprawnym zweryfikowaniu i utworzeniu w systemie Firmao.
Na fakturze osobą odpowiedzialną, czyli wystawiającą fakturę zawsze jest pracownik, który faktycznie ją wystawił, niezależnie od tego, kto przeprowadził integrację z KSeF.
